Le téléphone d’un médecin généraliste ne s’arrête jamais. Des centaines d’appels par semaine : prises de rendez-vous, renouvellements d’ordonnance, résultats d’analyses, urgences, questions, modifications de créneaux. Des patients fidèles qui appellent régulièrement : personnes âgées qui ne maîtrisent pas la prise de rendez-vous en ligne, parents inquiets pour leur enfant, patients chroniques qui ont besoin de leur médecin traitant.
Vous ne pouvez pas tout gérer seul au téléphone. Et votre secrétaire, quand vous en avez une, ne peut pas être à l’accueil physique, à l’administratif et au téléphone en même temps. Nudjy prend le relais sur les appels, en complément de votre équipe ou en secrétariat complet, pour que chaque patient soit accueilli, chaque demande traitée, et chaque urgence transmise.
La médecine générale est la spécialité qui reçoit la plus grande diversité d’appels. En une heure, votre secrétariat peut être sollicité pour :
Ce ne sont pas des appels complexes individuellement, ils sont courts, souvent simples. Mais c’est le volume et la diversité qui saturent. Et derrière chaque appel, il y a un patient qui a besoin de son médecin traitant. Celui qui ne parvient pas à joindre le cabinet finit par aller aux urgences ou par changer de médecin.
Prise de rendez-vous, y compris pour les patients qui n’utilisent pas le numérique :
Une part importante de votre patientèle, personnes âgées, patients peu à l’aise avec les outils en ligne, a besoin de prendre rendez-vous par téléphone. Nos secrétaires les accueillent avec patience et gentillesse, prennent le temps nécessaire, et placent le rendez-vous directement dans votre agenda. Ce sont souvent des patients fidèles que nos secrétaires finissent par connaître.
Gestion des demandes de renouvellement et d’ordonnance :
Les patients qui appellent pour un renouvellement n’ont pas toujours besoin d’un rendez-vous. Nos secrétaires recueillent la demande et la transmettent au médecin ou à la secrétaire sur place selon vos consignes. Le patient est informé du délai de traitement. Pas de rendez-vous inutile, pas de créneau gaspillé.
Qualification et transmission des urgences :
En médecine générale, les urgences sont rarement vitales mais souvent anxiogènes, surtout pour les parents. Nos secrétaires évaluent le degré d’urgence selon vos critères et transmettent immédiatement par message ou appel direct au médecin ou à la secrétaire sur place. Elles ne donnent jamais de conseil médical, mais elles savent rassurer un patient inquiet tout en lui indiquant la marche à suivre.
Gestion des pics saisonniers :
L’hiver, votre volume d’appels peut doubler : grippes, gastros, bronchiolites. Notre service absorbe ces pics sans que vous ayez besoin de recruter du personnel supplémentaire. Nos secrétaires savent que la saison hivernale implique plus d’urgences, des agendas saturés, et des patients plus impatients, elles adaptent leur gestion en conséquence.
Organisation des visites à domicile :
Pour les patients qui ne peuvent pas se déplacer, personnes âgées, patients alités, post-opératoires, nos secrétaires programment les visites dans votre agenda en tenant compte de la géographie et de vos créneaux dédiés aux déplacements.
Résultats d’analyses et communication :
Les patients appellent pour savoir si leurs résultats sont arrivés, si tout est normal, s’ils doivent prendre rendez-vous. Nos secrétaires appliquent vos consignes : dans certains cas, elles invitent le patient à prendre rendez-vous ; dans d’autres, elles transmettent le message au médecin qui rappellera.
Respect des créneaux dédiés :
Votre agenda est structuré : créneaux de consultation classique, créneaux réservés aux urgences du jour, plages de visite à domicile, créneaux dédiés à certains motifs (vaccinations, bilans, suivis de grossesse). Nos secrétaires connaissent cette structure et la respectent. Un patient qui demande un bilan de santé n’est pas casé sur un créneau d’urgence.
Appels sortants :
Résultats d’analyses, rendez-vous proposé, informations importantes, etc. Notre équipe rappelle vos patients pour transmettre vos instructions ou informations.
La médecine générale a évolué. De plus en plus de médecins exercent à plusieurs, en maison médicale ou en maison de santé pluridisciplinaire, avec une ou plusieurs secrétaires sur place. Mais le téléphone reste un problème, même avec une secrétaire.
Complément de secrétaire
Notre configuration la plus courante. Votre secrétaire gère l’accueil physique des patients, la carte vitale, les feuilles de soins, les courriers, la coordination avec les confrères. Nous prenons les appels. Quand elle est à l’administratif ou en pause, nos secrétaires assurent la continuité. Quand elle est disponible, elle ne prend que les appels urgents que nous lui transférons.
Extension des horaires
Votre secrétaire travaille de 9h à 17h. Nos secrétaires prennent les appels de 8h à 9h et de 17h à 19h, plus le samedi matin. Vos patients qui travaillent peuvent joindre le cabinet tôt le matin ou en fin de journée.
Couverture des absences
Congés, maladie, formation : quand votre secrétaire est absente, le téléphone ne s’arrête pas. Nous assurons la continuité sans interruption.
Secrétariat complet
Pour les médecins sans secrétaire — souvent en début d’exercice ou en cabinet solo — nous assurons l’intégralité de l’accueil téléphonique. Prise de rendez-vous, urgences, renouvellements, tout passe par Nudjy.
Maison de santé pluridisciplinaire
Vous exercez aux côtés de kinés, d’infirmiers, de spécialistes. Le secrétariat sur place est partagé entre tous les praticiens et ne peut pas tout absorber. Nous prenons en charge les appels pour le ou les médecins généralistes, en coordination avec le secrétariat commun.
Les médecins généralistes reçoivent entre 500 et 1 500 appels par mois, parfois par médecin dans les gros cabinets. Ça paraît énorme, mais la plupart de ces appels durent moins de deux minutes : prise de rendez-vous rapide, demande de renouvellement, modification de créneau.
C’est précisément ce qui rend notre modèle de tarification à l’appel particulièrement adapté à la médecine générale. Vous payez chaque appel traité, et comme ils sont courts, le coût unitaire est maîtrisé. Pour un cabinet de deux ou trois médecins, le coût mensuel est souvent comparable à un mi-temps salarié, avec une disponibilité de 60 heures par semaine et aucun souci de recrutement, d’absence ou de turnover.
Nos secrétaires accèdent directement à votre agenda et y saisissent les rendez-vous en temps réel :
Le rendez-vous pris par notre secrétaire apparaît immédiatement dans votre agenda. Pas de double saisie, pas de message à retranscrire.
L'empathie comme standard
Vos patients nous le disent : ils trouvent nos secrétaires agréables et à l’écoute. Ce n’est pas un hasard — c’est une exigence. Un patient âgé qui a besoin de temps pour s’exprimer, un parent inquiet à 20h, un patient chronique qui appelle pour la troisième fois ce mois-ci : chacun est accueilli avec la même patience.
La connaissance de vos patients
En médecine générale, les mêmes patients rappellent régulièrement. Nos secrétaires finissent par les connaître — leurs habitudes, leurs besoins récurrents. Ce n’est pas un call center anonyme : c’est un secrétariat qui fait partie de la vie de votre cabinet.
La capacité à absorber les pics
L’hiver, la rentrée, les épidémies : votre volume d’appels peut doubler sans préavis. Notre équipe est dimensionnée pour absorber ces variations sans dégradation de l’accueil.
100 % humain, 100 % local
Vos patients — notamment les plus âgés — ont besoin d’une voix humaine qui comprend leur demande, qui prend le temps, qui parle leur langue. Toutes nos secrétaires sont basées en France et formées au secrétariat médical.
Un coût transparent
Tarification à l’appel, pas de surprise. Les appels courts de la médecine générale rendent le service particulièrement économique par rapport aux autres spécialités.
Nos secrétaires prennent le temps nécessaire avec chaque patient. Les personnes âgées sont une part importante de la patientèle en médecine générale, et nous savons qu’elles ont besoin d’être écoutées, rassurées, et accompagnées dans leur prise de rendez-vous. C’est une de nos forces : nos patients âgés sont accueillis avec patience, pas avec un chronomètre.
Oui. Nos secrétaires recueillent la demande de renouvellement (médicaments concernés, dernière consultation, éventuels changements) et la transmettent au médecin ou à la secrétaire sur place selon vos consignes. Le patient est informé du délai de traitement. Si un rendez-vous est nécessaire, il est proposé directement.
Nos secrétaires évaluent le degré d’urgence selon les critères que vous avez définis. En cas d’urgence confirmée, elles contactent immédiatement le médecin ou la secrétaire sur place par message ou appel direct. Elles rassurent le patient et l’orientent (venir au cabinet, attendre un rappel, appeler le 15 si nécessaire). Elles ne donnent jamais de conseil médical.
C’est notre configuration la plus courante. Votre secrétaire gère l’accueil physique et l’administratif sans être interrompue par le téléphone. Nous prenons les appels et ne lui transférons que les urgences. En dehors de ses horaires, nous assurons la continuité. En cas d’absence, votre cabinet reste joignable.
Oui. Nous gérons les appels pour un ou plusieurs médecins au sein de la structure, avec un agenda par praticien et des consignes spécifiques à chacun. Nous travaillons en coordination avec le secrétariat commun de la maison de santé.
Notre organisation est dimensionnée pour gérer les variations saisonnières. Vous n’avez pas besoin de recruter du personnel supplémentaire en hiver : nos secrétaires absorbent le surcroît d’appels sans dégradation de la qualité d’accueil ni des temps de décroché.
Notre tarification est à l’appel traité. En médecine générale, les appels sont généralement courts, ce qui rend le coût unitaire particulièrement bas. Pour un cabinet de deux ou trois médecins, le service est souvent comparable au coût d’un mi-temps salarié, avec 60 heures de disponibilité par semaine et aucun souci de gestion RH.
Avec le temps, oui. En médecine générale, les mêmes patients rappellent régulièrement. Nos secrétaires développent naturellement une connaissance de votre patientèle récurrente — leurs habitudes, leurs demandes fréquentes — ce qui rend le service de plus en plus fluide au fil des mois.
