Secrétariat téléphonique pour gynécologues : un accueil à la hauteur de la relation patiente
La gynécologie est une spécialité où chaque appel compte. Grossesse, résultats d’examens, inquiétude sur un symptôme : vos patientes appellent pour des sujets intimes qui demandent écoute et discrétion. Nudjy met à votre disposition une équipe de télésecrétaires formées aux spécificités de votre pratique, pour que chaque patiente soit accueillie avec la même attention que dans votre cabinet.
Pourquoi un gynécologue a besoin d’un secrétariat téléphonique externalisé
En cabinet libéral, vous êtes souvent seul ou avec une secrétaire à temps partiel qui gère à la fois l’accueil physique, l’administratif et le téléphone. Résultat : des appels tombent dans le vide, et des patientes, parfois anxieuses, ne parviennent pas à vous joindre. Le problème est amplifié par la nature même de votre spécialité. Une patiente qui appelle pour un saignement en début de grossesse ou pour un résultat de frottis anormal n’a pas le même état d’esprit qu’une personne qui prend un rendez-vous de routine. Elle a besoin d’être rassurée, orientée, prise en charge immédiatement, pas d’être renvoyée vers un répondeur. C’est là qu’un secrétariat téléphonique externalisé prend tout son sens : il ne s’agit pas de remplacer votre secrétaire, mais de garantir qu’aucun appel ne reste sans réponse, même quand elle est occupée à l’accueil physique ou en congé.
Un secrétariat qui complète votre organisation, sans la remplacer
Nudjy ne fonctionne pas en mode « tout ou rien ». La majorité de nos clients gynécologues sont des praticiens libéraux qui ont déjà une secrétaire, mais pas à temps plein, ou pas sur des plages horaires suffisantes.
Nos configurations les plus fréquentes en gynécologie :
- Complément de votre secrétaire : elle assure l’accueil physique et l’administratif, nous prenons les appels. Zéro doublon, zéro appel perdu.
- Débordement : votre secrétaire répond quand elle est disponible, nous prenons le relais automatiquement quand elle est occupée ou absente.
- Couverture élargie : votre secrétaire travaille de 9h à 17h, nous assurons les créneaux de 8h à 9h et de 17h à 19h, plus le samedi matin.
- Prise en charge complète : pour les praticiens sans secrétaire, nous assurons l’intégralité de l’accueil téléphonique.
Le volume moyen que nous traitons pour un cabinet de gynécologie se situe autour de 500 appels par mois, mais notre tarification à l’appel s’adapte si votre volume est inférieur.
Ce que nos télésecrétaires gèrent au quotidien pour les gynécologues
Notre équipe ne se contente pas de décrocher et de noter un message. Nos secrétaires sont formées aux réalités concrètes d’un cabinet de gynécologie :
Prise de rendez-vous adaptée à votre pratique : Calcul des dates de rendez-vous en fonction des semaines de grossesse, programmation des échographies aux bons termes (T1, T2, T3), coordination avec les créneaux dédiés selon le type de consultation (suivi, urgence, acte technique). Nous travaillons directement sur votre agenda Doctolib ou tout autre logiciel que vous utilisez.
Gestion des appels entrants sensibles : Vos patientes appellent pour des sujets intimes : suivi de grossesse, résultats d’examens, questions sur des symptômes inquiétants. Nos secrétaires sont formées à accueillir ces appels avec empathie et discrétion, sans jamais donner de conseil médical. En cas d’urgence (saignements, contractions, douleurs inhabituelles), elles appliquent votre protocole : vous informer immédiatement pour que vous donniez l’instruction en direct, ou transmettre à la patiente que vous la rappellerez.
Appels sortants et coordination : Prise de rendez-vous auprès de spécialistes ou d’autres médecins pour le compte de vos patientes, rappels de patientes pour confirmation ou déplacement de rendez-vous, relances pour les rendez-vous de suivi non programmés.
Filtrage et priorisation : Distinction entre les appels urgents (à transférer immédiatement), les demandes de rendez-vous (à traiter sur l’agenda), les questions administratives (à traiter en message), et les appels non pertinents (démarchage, laboratoires).
Ce qui distingue Nudjy pour la gynécologie
L’humain avant tout. En gynécologie plus qu’ailleurs, l’accueil téléphonique ne peut pas être robotisé. Une patiente enceinte inquiète a besoin d’une voix humaine qui la rassure et la prend au sérieux, pas d’un serveur vocal. Toutes nos secrétaires sont basées en France et formées aux spécificités du secrétariat médical.
Des plages horaires élargies. Votre secrétariat est disponible du lundi au vendredi de 8h à 19h et le samedi de 8h30 à 13h, soit jusqu’à 60 heures par semaine. Vos patientes peuvent vous joindre tôt le matin, en fin de journée ou le samedi, sans que vous ayez à gérer ces plages vous-même.
Intégration avec vos outils. Nous travaillons directement sur Doctolib, Maiia ou tout autre logiciel de gestion de rendez-vous que vous utilisez. Pas de double saisie, pas de décalage : le rendez-vous pris par notre secrétaire apparaît immédiatement dans votre agenda.
Un coût maîtrisé. Vous payez à l’appel traité. Les moments sans appel ne coûtent rien. Pour un cabinet libéral, c’est souvent plus économique qu’une secrétaire à mi-temps, avec une disponibilité supérieure.
Nos engagements pour votre cabinet
- Réponse en moins de 3 sonneries
- 100 % des appels traités en France par des secrétaires formées au médical
- Filtrage et transfert des urgences selon vos consignes personnalisées
- Transmission instantanée des messages par email, SMS ou via votre logiciel
- Confirmation des rendez-vous aux patientes par email et/ou SMS
- Gestion multi-agendas si vous exercez sur plusieurs sites
- Continuité de service garantie (congés, maladie, absences de votre secrétaire)
Questions fréquentes
Vos secrétaires peuvent-elles donner des conseils médicaux à mes patientes ?
Non, jamais. Nos secrétaires ne donnent aucun conseil médical ni protocole en direct. En cas d’urgence, elles vous contactent immédiatement pour que vous donniez l’instruction, ou informent la patiente que vous la rappellerez dans les meilleurs délais. C’est une règle absolue.
Comment gérez-vous les urgences gynécologiques ou obstétricales ?
Nous définissons ensemble un protocole précis lors de la mise en place du service. Typiquement, pour les situations urgentes (saignements, contractions prématurées, douleurs aiguës), la secrétaire vous joint immédiatement par le canal que vous avez choisi (appel direct, SMS prioritaire). Elle rassure la patiente et l’oriente selon vos instructions.
Est-ce que vous travaillez directement sur Doctolib ?
Oui. La grande majorité de nos clients gynécologues utilisent Doctolib, et nos secrétaires sont formées à l’outil. Nous pouvons aussi travailler sur Maiia ou tout autre logiciel de prise de rendez-vous. Les rendez-vous sont saisis en temps réel dans votre agenda.
Mes patientes vont-elles sentir que ce n’est pas ma secrétaire habituelle ?
Nous personnalisons l’accueil selon vos consignes : formule de décroché, consignes spécifiques, informations sur votre cabinet. Nos secrétaires se présentent au nom de votre cabinet, pas au nom de Nudjy. La transition est transparente pour vos patientes.
Combien ça coûte pour un cabinet de gynécologie ?
Notre tarification est à l’appel traité. Pour un cabinet avec environ 500 appels par mois, le coût est significativement inférieur à celui d’une secrétaire salariée à mi-temps, avec une amplitude horaire supérieure. Nous établissons un devis personnalisé en fonction de votre volume et de vos besoins spécifiques.
Puis-je garder ma secrétaire actuelle et utiliser Nudjy en complément ?
Oui, c’est même notre configuration la plus courante en gynécologie. Votre secrétaire assure l’accueil physique et les tâches administratives, nous prenons les appels. Cela fonctionne aussi en débordement : nous n’intervenons que quand elle est indisponible.
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