Un cabinet d’anesthésie, ce n’est pas un cabinet médical comme les autres. Cinq à quinze praticiens, des centaines voire des milliers d’appels par mois, des secrétaires sur place déjà débordées par l’accueil physique et l’administratif, des patients qui appellent pour des consultations pré-opératoires avec des questions complexes sur leurs traitements. Le téléphone devient vite le point de rupture.
Nudjy assure l’accueil téléphonique de cabinets d’anesthésie en clinique et en milieu hospitalier. Nos secrétaires sont formées à la qualification pré-opératoire, travaillent directement sur vos logiciels métier comme Direct Consult (Lensys), et gèrent des agendas multi-praticiens avec des contraintes de bloc opératoire.
Les cabinets d’anesthésie concentrent toutes les difficultés du secrétariat médical à un niveau que les autres spécialités ne connaissent pas.
Le volume : Un cabinet de 10 anesthésistes en clinique peut recevoir entre 1 000 et 3 000 appels par mois. Ce ne sont pas des appels de 30 secondes : chaque appel de prise de rendez-vous nécessite un questionnaire de qualification qui prend plusieurs minutes.
La complexité des appels : Il ne suffit pas de placer un créneau dans un agenda. Il faut identifier le patient, l’opération prévue, le chirurgien opérateur, vérifier si le patient est sous traitement, et notamment sous anticoagulants, ce qui change tout le protocole pré-opératoire. Il faut aussi s’assurer que les délais réglementaires entre la consultation d’anesthésie et la date d’intervention sont respectés.
La coordination multi-acteurs : L’anesthésiste ne travaille pas seul : il coordonne avec le chirurgien, la clinique ou l’hôpital, le bloc opératoire. La consultation d’anesthésie doit être calée avant l’opération, dans un délai précis, sur un créneau où le bon anesthésiste est disponible. Ce n’est pas de la prise de rendez-vous, c’est de la logistique chirurgicale.
Les secrétaires sur place sont saturées : Vos secrétaires gèrent l’accueil des patients, la préparation des dossiers, les formalités administratives, la coordination avec le bloc. Leur demander en plus de répondre à 100 appels par jour, c’est les mettre en échec. C’est pourquoi la plupart des cabinets d’anesthésie que nous accompagnons ont fait le choix clair : les secrétaires sur place gèrent le physique et l’administratif, Nudjy gère le téléphone.
Qualification pré-opératoire au téléphone :
Chaque appel de prise de rendez-vous fait l’objet d’un questionnaire structuré. Nos secrétaires recueillent les informations indispensables avant de positionner le rendez-vous :
Ce questionnaire est défini avec vous à la mise en place et peut être adapté selon vos exigences. Nos secrétaires ne donnent jamais de conseil médical : elles collectent l’information et vous la transmettent via votre logiciel.
Gestion d’agendas multi-praticiens complexes :
Un cabinet de 10 anesthésistes, c’est 10 agendas avec des disponibilités différentes, des jours de bloc, des jours de consultation, des gardes, des absences. Nos secrétaires naviguent dans cette complexité pour trouver le créneau de consultation d’anesthésie qui respecte à la fois la disponibilité du praticien et le délai avant l’intervention. Quand un anesthésiste est absent, elles savent vers quel confrère du cabinet réorienter les patients.
Respect des délais consultation/intervention :
La consultation d’anesthésie doit avoir lieu dans un délai précis avant l’opération, ni trop tôt, ni trop tard. Nos secrétaires calculent ces fenêtres et placent les rendez-vous en conséquence, en tenant compte de la date d’intervention communiquée par le patient ou le chirurgien.
Travail direct sur vos logiciels métier :
Nous travaillons sur Direct Consult (Lensys), le logiciel de référence en anesthésie. Nos secrétaires y saisissent les rendez-vous, les informations de qualification et les notes directement dans votre système. Pas de double saisie, pas de transmission par email à retranscrire. Nous travaillons aussi sur Doctolib, Direct Agenda, Osoft, ou tout autre outil que votre cabinet utilise.
Transfert des urgences vers vos secrétaires sur place :
Quand un appel relève de l’urgence (problème post-opératoire, question médicale nécessitant un avis immédiat), nos secrétaires le transfèrent directement à votre secrétariat sur site selon le protocole que vous avez défini. Elles ne traitent pas ce qui sort de leur périmètre.
Appels sortants :
Confirmation des rendez-vous de consultation d’anesthésie, rappel des documents à apporter (carte vitale, ordonnances, résultats d’examens), recontact des patients dont le dossier est incomplet. Moins de no-show, moins de consultations improductives.
Dans les cabinets d’anesthésie que nous accompagnons, la répartition est nette :
Vos secrétaires sur place assurent l’accueil physique des patients, la préparation des dossiers, les formalités administratives, la coordination avec la clinique ou l’hôpital, et la gestion des urgences que nous leur transférons.
Nudjy assure l’intégralité de l’accueil téléphonique : prise de rendez-vous avec qualification, gestion des agendas, appels sortants, information des patients.
Ce modèle permet à vos secrétaires de se concentrer sur ce qu’elles font le mieux — le contact direct avec les patients et l’administratif — sans être constamment interrompues par le téléphone. Et vos patients qui appellent sont accueillis par une secrétaire disponible, pas par quelqu’un qui essaie de répondre en même temps qu’elle gère un patient au comptoir.
La capacité à absorber le volume
500, 1 000, 3 000 appels par mois — notre organisation est dimensionnée pour les gros cabinets. Nous ne sommes pas une secrétaire indépendante qui travaille depuis chez elle : nous avons l’équipe et l’infrastructure pour traiter des flux importants sans dégradation de qualité.
La maîtrise de la qualification pré-opératoire
Nos secrétaires posent les bonnes questions, dans le bon ordre, et saisissent les réponses directement dans votre système. Le questionnaire anticoagulants, les antécédents, la nature de l’intervention, le chirurgien : tout est recueilli dès le premier appel pour que votre consultation soit préparée.
L'intégration Direct Consult
Nous travaillons quotidiennement sur ce logiciel spécialisé. Nos secrétaires sont formées à son interface et à ses spécificités. La saisie est faite en temps réel, directement dans votre environnement de travail.
La gestion multi-praticiens
5, 10, 15 anesthésistes dans un même cabinet, chacun avec son planning, ses jours de bloc, ses absences : nos secrétaires savent naviguer dans cette complexité et répartir les rendez-vous de manière cohérente.
100 % humain, 100 % en France
Un patient qui appelle pour sa consultation d’anesthésie avant une opération est souvent anxieux. Il a besoin d’un accueil professionnel et rassurant, pas d’un menu vocal. Toutes nos secrétaires sont basées en France et formées aux spécificités de l’anesthésie.
Nos secrétaires suivent un questionnaire de qualification défini avec votre cabinet : identité du patient, nature de l’intervention, chirurgien opérateur, date d’intervention, traitements en cours (avec attention particulière aux anticoagulants), antécédents signalés, documents à apporter. Ce questionnaire est saisi directement dans votre logiciel métier.
Oui. Direct Consult est le logiciel que nous utilisons le plus fréquemment pour les cabinets d’anesthésie. Nos secrétaires y sont formées et saisissent les rendez-vous, les informations de qualification et les notes en temps réel. Nous travaillons aussi sur Doctolib, Direct Agenda, Osoft et tout autre outil utilisé par votre cabinet.
Chaque praticien a son propre agenda avec ses jours de consultation, ses jours de bloc et ses absences. Nos secrétaires connaissent l’organisation de votre cabinet et répartissent les rendez-vous en fonction des disponibilités de chaque anesthésiste. Quand un praticien est absent, elles réorientent vers un confrère disponible selon vos consignes.
Nos secrétaires identifient les appels urgents (problème post-opératoire, question médicale nécessitant un avis immédiat) et les transfèrent directement à votre secrétariat sur place selon le protocole défini. Elles ne traitent jamais les urgences elles-mêmes et ne donnent aucun conseil médical.
Absolument. Le modèle est complémentaire : vos secrétaires conservent l’accueil physique des patients, la préparation des dossiers, l’administratif et la gestion des urgences transférées. Nudjy prend en charge l’intégralité du téléphone. Vos secrétaires ne sont plus interrompues et peuvent se concentrer sur leurs tâches.
Nos secrétaires calculent la fenêtre de rendez-vous en fonction de la date d’intervention communiquée par le patient ou le chirurgien, et positionnent la consultation dans le créneau qui respecte les délais réglementaires. Si la date d’intervention est trop proche, elles signalent la situation selon vos consignes.
Nous accompagnons des cabinets de 500 à plus de 3 000 appels par mois. Notre organisation est dimensionnée pour absorber ces volumes sans dégradation de la qualité d’accueil ni des temps de décroché.
Notre tarification est adaptée aux volumes élevés de l’anesthésie. Le coût par appel est dégressif en fonction du volume traité. Pour un cabinet de 10 anesthésistes, le service est généralement bien plus économique que le recrutement de secrétaires supplémentaires dédiées au téléphone, avec une couverture de 60 heures par semaine.
