La dermatologie est l’une des spécialités les plus en tension en France. Les délais de rendez-vous se comptent en semaines, parfois en mois. Vos patients le savent, et quand ils appellent, ils sont souvent frustrés, inquiets, parfois en colère. Certains ont un grain de beauté suspect et ne comprennent pas pourquoi ils doivent attendre trois mois. D’autres veulent un rendez-vous esthétique et ne font pas la différence avec une urgence médicale.
Gérer ce flux d’appels demande un secrétariat capable de trier, de prioriser et d’accueillir des patients impatients avec professionnalisme. C’est ce que Nudjy fait au quotidien pour les dermatologues.
Vous êtes complet à six semaines. C’est un fait. Vous ne pouvez pas créer des créneaux qui n’existent pas. Mais le patient qui appelle ne veut pas entendre ça, il veut un rendez-vous, et il le veut vite.
Le rôle du secrétariat téléphonique en dermatologie n’est pas seulement de prendre des rendez-vous : c’est de gérer la frustration de patients confrontés à des délais longs, tout en identifiant les vrais cas urgents qui doivent passer avant les autres. Une lésion suspecte qui évolue rapidement ne peut pas attendre deux mois, mais un grain de beauté stable depuis dix ans ne justifie pas un créneau d’urgence.
Cette double compétence, accueil empathique de patients impatients et tri des urgences dans un planning surchargé, est ce qui rend le secrétariat dermatologique particulier. Et c’est ce que nos secrétaires sont formées à faire.
Le tri entre demandes médicales et demandes esthétiques. La dermatologie est aujourd’hui une spécialité à deux visages : médical (pathologies cutanées, dépistage, suivi de lésions) et esthétique (peeling, laser, injections, traitement de l’acné cosmétique). Ces deux types de consultations n’ont ni la même durée, ni les mêmes créneaux, ni parfois les mêmes tarifs. Nos secrétaires identifient la nature de la demande dès l’appel et orientent vers le bon type de rendez-vous.
La qualification et la priorisation des urgences. Tous vos patients pensent que leur cas est urgent. Nos secrétaires sont formées à poser les bonnes questions pour distinguer les situations qui nécessitent un rendez-vous rapide (lésion suspecte en évolution, réaction cutanée sévère, aggravation brutale d’une pathologie) de celles qui peuvent attendre un créneau normal. En cas de doute, elles vous transmettent le cas pour que vous décidiez, elles ne prennent jamais de décision médicale.
La gestion de la frustration des patients. Un patient à qui on annonce six semaines d’attente peut réagir avec agacement, incompréhension, voire agressivité. Nos secrétaires sont formées à accueillir cette frustration avec calme et professionnalisme : elles expliquent la situation, proposent les options disponibles (liste d’attente, créneau d’urgence si le cas le justifie, orientation vers un confrère si vous le souhaitez), et s’assurent que le patient raccroche avec un rendez-vous ou une perspective claire.
La prise de rendez-vous par type d’acte. Les consultations de dermatologie varient en durée et en nature :
Nos secrétaires identifient le motif et placent le patient sur le créneau adapté, avec la bonne durée, dans la bonne plage horaire.
Gestion de l’agenda Doctolib. Nous travaillons directement sur votre Doctolib : prise de rendez-vous, modifications, annulations. Pour les actes que vous ne proposez pas en ligne (certains actes esthétiques, créneaux chirurgicaux), nos secrétaires gèrent ces rendez-vous exclusivement par téléphone.
Liste d’attente et gestion des annulations. Quand votre planning est complet à plusieurs semaines, chaque créneau qui se libère doit être rempli. Nos secrétaires tiennent une liste d’attente et recontactent les patients prioritaires dès qu’une place se dégage.
La plupart des dermatologues exercent seuls ou en petit cabinet, sans secrétaire dédiée au téléphone. Avec 300 à 500 appels par mois et des appels souvent plus longs que la moyenne (frustration, questions, qualification), c’est un volume impossible à gérer entre deux patients.
Dermatologue indépendant
Vous êtes seul, en consultation du matin au soir, avec un planning plein à plusieurs semaines. Nous prenons l’intégralité de vos appels : tri, qualification, prise de rendez-vous, gestion de la liste d’attente. Vous ne décrochez plus jamais en consultation.
Petit cabinet ou cabinet de groupe
Plusieurs dermatologues, parfois avec des spécialités complémentaires (dermato médicale, esthétique, chirurgie). Nos secrétaires orientent le patient vers le bon praticien en fonction de sa demande et placent le rendez-vous dans le bon agenda.
Complément d'une secrétaire sur place
Votre secrétaire gère l’accueil physique et l’administratif, nous prenons les appels. Elle n’a plus à gérer des patients frustrés au téléphone en même temps qu’un patient au comptoir.
La gestion de la frustration comme compétence. Ce n’est pas dans la fiche de poste d’un standard téléphonique classique. Pour nous, c’est une compétence formée et entretenue. Nos secrétaires savent désamorcer l’impatience d’un patient confronté à un délai long, avec calme et clarté, sans promettre ce qui n’est pas possible.
Le tri médical/esthétique dès le premier appel. Un patient qui appelle pour un peeling ne doit pas bloquer un créneau de consultation médicale. Et inversement, un patient inquiet pour un grain de beauté ne doit pas se retrouver orienté vers la file esthétique. Cette distinction est faite systématiquement par nos secrétaires.
La liste d’attente active. Votre planning est complet, mais les annulations arrivent chaque semaine. Notre gestion de liste d’attente transforme chaque annulation en créneau rempli — avec le bon patient, au bon motif.
100 % humain, 100 % en France. Un patient inquiet pour une lésion suspecte qui tombe sur un serveur vocal ne rappellera pas — ou sera encore plus frustré quand il finira par joindre quelqu’un. Toutes nos secrétaires sont basées en France et formées aux spécificités de la dermatologie.
Un coût adapté. Vous payez à l’appel traité. Pour un cabinet avec 300 à 500 appels par mois, c’est plus économique qu’une secrétaire à mi-temps, avec une disponibilité de 60 heures par semaine.
Nos secrétaires sont formées à poser les bonnes questions : la lésion a-t-elle changé de forme, de couleur ou de taille récemment ? S’agit-il d’une réaction cutanée sévère ou brutale ? Est-ce un suivi prescrit par un médecin avec mention d’urgence ? En fonction des réponses, elles classent la demande en urgence ou en rendez-vous standard. En cas de doute, elles vous transmettent le cas pour décision — elles ne posent jamais de diagnostic.
Avec calme, transparence et des solutions concrètes. Nos secrétaires expliquent la réalité du planning, proposent les options disponibles (inscription sur la liste d’attente, créneau d’urgence si le cas le justifie), et s’assurent que le patient raccroche avec une perspective claire. L’objectif est que même un patient qui n’obtient pas de rendez-vous immédiat garde une bonne impression de votre cabinet.
Oui, systématiquement. Le tri médical/esthétique est fait dès le premier appel. Chaque type de consultation a ses propres créneaux, durées et parfois tarifs. Nos secrétaires identifient la nature de la demande et orientent vers le bon type de rendez-vous pour éviter les erreurs de planification.
Même complet, votre cabinet reçoit des appels en permanence : patients qui cherchent un créneau, urgences à trier, patients existants qui veulent déplacer un rendez-vous, annulations à remplacer. Sans secrétariat, ces appels sont manqués et les annulations ne sont pas recasées. Avec Nudjy, chaque appel est pris et chaque créneau libéré est rempli via la liste d’attente.
Oui. Nos secrétaires travaillent directement sur votre Doctolib : prise de rendez-vous, modifications, annulations. Nous gérons aussi par téléphone les types de rendez-vous que vous ne proposez pas en ligne.
Notre tarification est à l’appel traité. Pour un cabinet avec 300 à 500 appels par mois, le coût est inférieur à une secrétaire à mi-temps, avec une amplitude horaire de 60 heures par semaine. Nous établissons un devis personnalisé en fonction de votre volume.
