Le quotidien d’un kinésithérapeute libéral, c’est un enchaînement de patients sans pause. Vous êtes en soin, les mains sur un patient, et votre téléphone vibre. Vous ne pouvez pas décrocher — et vous ne devez pas. Sauf que cet appel, c’est peut-être un patient post-opératoire qui a besoin de démarrer ses séances rapidement, ou un patient régulier qui veut reprogrammer sa série de rendez-vous. Et vous n’avez pas de secrétaire.
Nudjy prend vos appels pendant que vous soignez. Nos secrétaires sont formées aux spécificités de la kinésithérapie : séries de rendez-vous, visites à domicile, gestion d’un planning saturé.
La kinésithérapie a une particularité que peu de spécialités partagent : vous êtes presque toujours complet. Les délais d’attente pour obtenir un rendez-vous chez un kiné s’allongent partout en France. Votre carnet est plein à trois ou quatre semaines, parfois plus.
Paradoxalement, c’est justement quand votre planning est saturé que le téléphone sonne le plus. Les patients cherchent désespérément un créneau. Les médecins prescripteurs vous envoient des patients qui n’arrivent pas à vous joindre. Et vos patients réguliers appellent pour déplacer une séance de leur série.
Sans secrétaire, vous avez trois options, et aucune n’est bonne : décrocher entre deux patients (et prendre du retard sur tout le reste de la journée), rappeler le soir (quand vous êtes épuisé), ou laisser filer (et perdre des patients qui iront voir ailleurs — s’ils trouvent).
Un secrétariat téléphonique externalisé résout cette équation. Nos secrétaires prennent chaque appel, qualifient la demande, et gèrent votre planning — y compris la complexité des séries de rendez-vous.
La programmation de séries de rendez-vous
C’est la spécificité n°1 de la kinésithérapie. Un patient ne prend pas un rendez-vous — il en prend dix, quinze, vingt. Et il faut les placer de manière cohérente : même jour, même heure si possible, parfois deux à trois fois par semaine. Nos secrétaires maîtrisent cette logique et programment les séries directement dans votre agenda, en respectant vos contraintes de planning et les disponibilités du patient.
La gestion des visites à domicile
Certains de vos patients — personnes âgées, personnes à mobilité réduite, patients post-opératoires — sont vus chez eux. Ces créneaux demandent une organisation différente : temps de trajet entre deux visites, regroupement géographique des déplacements, disponibilité du patient chez lui. Nos secrétaires intègrent ces paramètres dans votre planning pour que vos journées de domicile soient cohérentes.
La gestion d'un agenda saturé
Quand votre planning est plein à trois semaines, la question n’est plus « quand est le prochain créneau », mais « qui a la priorité ». Nos secrétaires appliquent vos règles : les patients post-opératoires ou post-hospitalisation passent en premier ? Les urgences prescrites ont un créneau réservé chaque jour ? Les patients existants qui veulent prolonger une série sont prioritaires sur les nouveaux ? Nous respectons vos consignes de priorisation.
La gestion des séries
Un patient annule sa séance de mardi ? Il faut la recaser, et éventuellement proposer le créneau libéré à un patient en attente. Un patient veut décaler toute sa série d’une semaine ? Il faut vérifier que les créneaux sont disponibles sur les cinq prochaines semaines. C’est une gymnastique d’agenda que nos secrétaires pratiquent quotidiennement.
La liste d'attente
Quand un créneau se libère, il faut le remplir vite. Nos secrétaires tiennent une liste de patients en attente et les recontactent dès qu’un créneau se libère. Moins de trous dans votre planning, moins de perte de chiffre d’affaires.
La grande majorité des kinésithérapeutes libéraux exercent sans secrétaire. Le volume d’appels (100 à 200 par mois) ne justifie pas un salaire à temps partiel, et l’espace du cabinet est souvent trop petit pour un poste d’accueil.
Résultat : le kiné gère tout seul. Il rappelle entre midi et deux, le soir après sa dernière séance, ou dans les trois minutes entre deux patients, en sachant que ce patient au téléphone va lui demander de caler dix rendez-vous en série et que ça prend dix minutes.
C’est exactement le profil pour lequel notre service est le plus pertinent. Vous externalisez uniquement le téléphone, la partie qui vous interrompt, et vous retrouvez des journées de soins fluides. Le coût est proportionnel à votre volume d’appels réel, et largement inférieur à toute autre solution.
La maîtrise des séries de rendez-vous
C’est ce qui différencie le secrétariat kiné de tous les autres. Programmer dix rendez-vous cohérents sur cinq semaines dans un agenda déjà chargé demande de la rigueur et de la connaissance de votre organisation. Nos secrétaires le font quotidiennement.
Les visites à domicile intégrées dans le planning
Nous ne traitons pas les domiciles comme des rendez-vous « normaux collés dans un trou ». Nous les regroupons, nous intégrons les temps de déplacement, et nous nous assurons que votre journée reste réaliste.
La gestion de la saturation
Quand vous êtes complet, chaque créneau qui se libère doit être rempli immédiatement. Notre gestion de liste d’attente garantit que votre planning reste plein sans que vous ayez à passer un seul appel.
100 % humain et local
Un patient qui a mal au dos et qui cherche un kiné depuis trois jours veut parler à quelqu’un qui comprend son urgence, pas à un répondeur. Toutes nos secrétaires sont basées en France et formées au vocabulaire de la kinésithérapie.
Intégration Doctolib
La plupart de nos clients kinés sont sur Doctolib. Nos secrétaires y travaillent directement : prise de rendez-vous, modification de séries, annulations, reprogrammation. Nous pouvons aussi travailler sur tout autre agenda que vous utilisez.
Un coût adapté
Avec 100 à 200 appels par mois, vous payez uniquement les appels traités. C’est la solution la plus économique pour un kiné libéral qui n’a ni le volume ni l’espace pour une secrétaire sur place.
Nous recueillons auprès du patient la fréquence prescrite (2 ou 3 fois par semaine, par exemple), ses disponibilités, et nous calons la série complète dans votre agenda en respectant la cohérence des créneaux (même jour, même heure autant que possible). Si un créneau n’est pas disponible une semaine donnée, nous trouvons l’alternative la plus proche et en informons le patient.
Oui. Nous intégrons les visites à domicile en tenant compte des temps de déplacement et en regroupant les visites par zone géographique quand c’est possible. Votre journée de domicile reste réaliste et bien organisée.
Nous appliquons vos règles de priorisation : patients post-opératoires en urgence, prescriptions récentes, patients existants en renouvellement de série. Pour les autres, nous les inscrivons sur une liste d’attente et les recontactons dès qu’un créneau se libère.
Nous proposons le créneau libéré à un patient en liste d’attente, et nous reprogrammons la séance annulée avec le patient d’origine au prochain créneau disponible. Votre planning reste plein et la série du patient reste cohérente.
Oui. La majorité de nos clients kinésithérapeutes sont sur Doctolib, et nos secrétaires sont formées à l’outil. Nous gérons les prises de rendez-vous, les séries, les modifications et les annulations directement dans votre Doctolib. Nous travaillons aussi sur tout autre agenda.
Notre tarification est à l’appel traité. Pour un cabinet recevant 100 à 200 appels par mois, le coût est nettement inférieur à toute solution de secrétariat en interne. Vous ne payez que les appels effectivement traités, avec une disponibilité de 60 heures par semaine.
