En cabinet dentaire, le téléphone sonne en permanence, mais tous les appels ne se valent pas. Une urgence sur une dent fracturée ne se traite pas comme une demande de détartrage, et un patient qui appelle pour un devis d’implant n’a pas les mêmes attentes que celui qui veut décaler son contrôle annuel. Nudjy met à votre disposition une équipe de télésecrétaires formées à qualifier chaque appel et à l’orienter vers le bon créneau de votre agenda, pour que votre planning reflète exactement votre façon de travailler.
La réalité d’un chirurgien-dentiste libéral, c’est souvent ça : vous êtes au fauteuil toute la journée, les mains dans la bouche d’un patient, et votre téléphone sonne. Vous n’avez pas de secrétaire, ou une assistante qui doit jongler entre la stérilisation, la préparation du matériel et les appels. Résultat : des appels manqués, des patients qui partent chez le confrère d’en face, et un agenda troué.
Le problème n’est pas seulement de décrocher. C’est de décrocher intelligemment — savoir si l’appel est une urgence qui nécessite d’intercaler un créneau dans la journée, ou un simple contrôle annuel qui peut attendre trois semaines. Sans cette qualification en amont, soit vous surchargez vos journées, soit vous perdez des patients.
Un secrétariat téléphonique externalisé résout ces deux problèmes : tous les appels sont pris, et chacun est dirigé vers le bon type de créneau dans votre agenda.
Qualification de chaque appel par motif de rendez-vous
C’est la spécificité clé du secrétariat dentaire. Nos secrétaires ne se contentent pas de « prendre un rendez-vous » : elles identifient le motif (détartrage, contrôle annuel, urgence, radio panoramique, pose de prothèse, suivi implant, première consultation) et placent le patient sur le type de créneau correspondant dans votre agenda. Un détartrage de 30 minutes ne se programme pas sur un créneau chirurgical d’une heure.
Gestion des urgences dentaires , et surtout, leur qualification
Tout patient qui a mal pense que c’est une urgence. Nos secrétaires sont formées à poser les bonnes questions pour distinguer une vraie urgence (trauma dentaire, abcès, douleur aiguë post-opératoire) d’une situation qui peut attendre un créneau normal. En cas d’urgence confirmée, elles vous contactent directement pour que vous décidiez d’intercaler le patient ou de lui donner des consignes en attendant.
Création et gestion d'un agenda structuré par créneaux
Si vous n’avez pas encore d’agenda structuré, nous le créons avec vous : créneaux dédiés par type d’acte (soins, chirurgie, urgences, contrôles), durées adaptées, plages réservées aux urgences du jour. Nous utilisons principalement Callibri, un agenda métier conçu pour les professionnels de santé, mais nous travaillons aussi sur Doctolib ou tout autre outil que vous utilisez déjà.
Appels sortants pour fiabiliser votre planning
Confirmation des rendez-vous à venir, rappel des patients qui n’ont pas reprogrammé leur suivi, déplacement de rendez-vous en cas d’absence du praticien. Quand vous devez annuler une demi-journée, nos secrétaires rappellent vos patients et décalent les rendez-vous — vous retrouvez un planning propre à votre retour.
Transmission d'informations pratiques aux patients
Consignes pré-opératoires (à jeun ou non, médicaments à arrêter), documents à apporter, informations sur les honoraires et les modalités de remboursement. Nos secrétaires suivent vos consignes précises pour chaque type de situation.
La plupart de nos clients dentistes exercent seuls, sans secrétaire. Nudjy devient alors leur secrétariat à part entière, mais sans les contraintes d’un recrutement. Ce que ça change concrètement :
Le volume moyen que nous traitons pour un cabinet dentaire se situe autour de 500 appels par mois, mais notre tarification à l’appel s’adapte à votre activité réelle.
Un agenda qui correspond à votre pratique. Nous ne plaquons pas un agenda générique. Que vous fassiez de l’omnipratique, de l’implantologie ou de l’orthodontie, les créneaux, les durées et les motifs sont configurés selon votre façon de travailler. Si vous réservez vos vendredis matin à la chirurgie et vos mardis après-midi aux contrôles, nos secrétaires le savent et planifient en conséquence.
La qualification des urgences, pas juste le décroché. N’importe quel standard téléphonique peut décrocher un appel. La valeur ajoutée de Nudjy, c’est de trier : le patient qui a une rage de dent depuis 10 minutes n’est pas dans la même situation que celui qui a un léger inconfort depuis une semaine. Nos secrétaires posent les questions, évaluent, et vous remontent uniquement ce qui nécessite votre intervention immédiate.
100 % humain, 100 % en France. Tous les appels sont traités par des secrétaires basées en France, formées au vocabulaire dentaire et aux spécificités de votre métier. Pas de bot, pas de serveur vocal.
Un coût maîtrisé. Vous payez à l’appel traité. Les moments creux ne coûtent rien. Pour un dentiste solo, c’est généralement plus économique qu’une assistante à mi-temps dédiée au téléphone, avec une amplitude horaire de 60 heures par semaine.
Nous configurons ensemble votre agenda lors de la mise en place du service : types de créneaux (soins, chirurgie, urgence, contrôle, détartrage, radio…), durées associées, plages horaires dédiées. Nos secrétaires sont formées à poser les bonnes questions au patient pour identifier le motif et le placer sur le créneau approprié. Si un cas est ambigu, elles prennent le message et vous laissent décider.
Oui. Nos secrétaires sont formées à qualifier les urgences dentaires : elles distinguent les situations nécessitant une prise en charge rapide (trauma, abcès, douleur aiguë) des demandes moins urgentes. En cas d’urgence confirmée, elles vous contactent immédiatement pour que vous décidiez de la conduite à tenir. Elles ne donnent jamais de conseil médical en direct.
Nous travaillons principalement sur Callibri, un agenda métier conçu pour les professionnels de santé, qui permet une gestion fine des créneaux par type d’acte. Nous pouvons aussi travailler sur Doctolib ou tout autre outil de gestion de rendez-vous que vous utilisez déjà. Si vous n’avez pas d’agenda structuré, nous pouvons le créer ensemble.
Oui, c’est le cas de la majorité de nos clients dentistes. Vous renvoyez votre ligne vers Nudjy pendant que vous êtes au fauteuil, et nos secrétaires prennent en charge l’ensemble des appels : prise de rendez-vous, urgences, informations, rappels. Vous retrouvez un agenda à jour en temps réel sans avoir eu à décrocher une seule fois.
Nos secrétaires rappellent vos patients pour décaler les rendez-vous selon vos consignes. Elles peuvent aussi orienter les urgences vers un confrère que vous aurez désigné, ou informer les patients de la date de réouverture du cabinet. Votre planning est réorganisé proprement avant votre retour.
Notre tarification est à l’appel traité. Pour un cabinet dentaire traitant environ 500 appels par mois, le coût est inférieur à celui d’une secrétaire à mi-temps, avec une couverture de 60 heures par semaine. Nous établissons un devis personnalisé en fonction de votre volume et de vos besoins.
