En psychiatrie et en psychologie, le téléphone n’est pas un simple outil de prise de rendez-vous. C’est souvent le premier contact d’une personne en souffrance avec votre cabinet. Le patient qui appelle est parfois anxieux, parfois en crise, parfois simplement en recherche d’aide sans savoir exactement ce qu’il cherche. L’accueil qu’il reçoit à ce moment-là détermine s’il franchira le pas de la consultation.
Nudjy met à votre disposition une équipe de secrétaires formées à la spécificité de ces appels : empathie, écoute, cadrage de la communication — sans jamais se substituer au praticien.
Dans la plupart des spécialités médicales, un appel téléphonique dure une à deux minutes : le patient demande un créneau, la secrétaire le place, c’est fini. En psychiatrie et en psychologie, c’est rarement aussi simple.
Les patients qui appellent sont souvent dans un état émotionnel particulier. Certains ont besoin de parler, d’être rassurés avant même de prendre rendez-vous. D’autres sont confus sur ce qu’ils cherchent : psychiatre ou psychologue ? Thérapie de couple ou individuelle ? Suivi ou première consultation ? Et certains, franchement, aimeraient que l’appel devienne une mini-consultation.
Le défi pour votre secrétariat est double : faire preuve d’empathie et d’écoute réelle — parce que ces patients le méritent et que c’est la condition pour qu’ils prennent rendez-vous — tout en cadrant la communication pour que chaque appel reste dans un temps raisonnable. Écouter sans s’éterniser. Rassurer sans se substituer au praticien. Orienter sans juger.
C’est une compétence spécifique que nos secrétaires développent et maintiennent.
Un accueil empathique et cadré : Nos secrétaires sont formées à accueillir des patients en souffrance avec bienveillance, tout en maîtrisant le déroulé de l’appel. Elles savent écouter, rassurer, et orienter vers la prise de rendez-vous sans que l’appel ne dérape en consultation téléphonique informelle. C’est un équilibre délicat que nous travaillons spécifiquement pour cette spécialité.
Un agenda contrôlé, pas en libre-service : Beaucoup de psychiatres et de psychologues choisissent délibérément de ne pas laisser les patients prendre rendez-vous en autonomie. La raison est simple : sans filtre, certains patients multiplient les réservations, annulent à la dernière minute, ou réservent des créneaux inadaptés à leur situation. En passant par nos secrétaires, chaque demande est qualifiée avant d’être planifiée. Vous gardez le contrôle de votre agenda.
Qualification de la demande : Nos secrétaires identifient le type de consultation avant de réserver :
Cette qualification permet de placer chaque patient sur le bon créneau, avec la bonne durée, et d’éviter les rendez-vous mal orientés.
Gestion sur tout type de plateforme : Psychiatres et psychologues utilisent des outils très variés : Doctolib, Maiia, Google Agenda, Crenolib, MonPsy, agendas propres. Nos secrétaires s’adaptent à l’outil que vous avez choisi et y travaillent directement.
Transmission de messages et filtrage : Certains appels ne nécessitent pas de rendez-vous mais un message au praticien : demande de renouvellement d’ordonnance (psychiatres), question sur une prise en charge, demande de courrier. Nos secrétaires filtrent, priorisent et vous transmettent selon vos consignes.
C’est un point que nous entendons chez une large part de nos clients dans cette spécialité, et il mérite d’être dit clairement : la prise de rendez-vous en libre-service ne convient pas à toutes les pratiques.
En psychiatrie et en psychologie, le risque de no-show est élevé. Certains patients réservent dans un moment d’élan puis ne viennent pas. D’autres réservent plusieurs créneaux « au cas où ». D’autres encore réservent un créneau de suivi alors qu’ils ont besoin d’une première consultation longue.
En filtrant chaque demande par téléphone, nos secrétaires permettent de :
Le téléphone devient votre outil de contrôle qualité en amont de la consultation.
Praticien seul, sans secrétaire
C’est la configuration dominante. Vous êtes en consultation toute la journée, et entre deux patients, vous retrouvez cinq appels manqués. Nous prenons l’intégralité de vos appels, qualifions chaque demande, et remplissons votre agenda.
Petit cabinet (psychiatre + psychologue, ou plusieurs psychologues)
Chaque praticien a son agenda, ses propres créneaux et parfois ses propres spécialités. Nos secrétaires orientent le patient vers le bon praticien et placent le rendez-vous dans le bon agenda.
Complément d'une secrétaire existante
Votre secrétaire gère l’administratif et l’accueil physique. Nous prenons les appels. Elle n’a plus à gérer l’aspect émotionnellement chargé du téléphone tout en traitant un dossier.
Le volume d’appels en psychiatrie et psychologie se situe généralement entre 100 et 300 par mois. Notre tarification à l’appel est adaptée à ce volume.
La gestion de l’émotion au téléphone. C’est notre différenciateur principal pour cette spécialité. Nos secrétaires savent accueillir un patient en détresse avec humanité, tout en ramenant l’échange vers la prise de rendez-vous de manière naturelle. Pas de froideur, pas de script robotique — mais pas non plus de dérive vers une écoute thérapeutique qui n’est pas leur rôle.
Le contrôle total de votre agenda. Aucun rendez-vous n’est pris sans qualification préalable. Vous décidez quels types de consultations sont ouverts, quelles durées s’appliquent, et quels profils de patients vous acceptez. Nos secrétaires appliquent vos règles.
La confidentialité absolue. Dans cette spécialité plus que dans toute autre, la discrétion est non négociable. Nos secrétaires ne divulguent jamais la nature du cabinet à un tiers, ne commentent jamais le motif de l’appel, et appliquent strictement vos consignes de confidentialité.
100 % humain, 100 % en France. Un patient en souffrance psychique qui tombe sur un serveur vocal ou un bot ne rappellera probablement pas. Tous les appels sont traités par des secrétaires basées en France, formées à cet accueil spécifique.
Un coût proportionnel à votre activité. Avec 100 à 300 appels par mois, la tarification à l’appel est bien plus économique qu’une secrétaire à temps partiel. Vous ne payez que les appels traités.
Nos secrétaires sont formées à accueillir chaque patient avec empathie et écoute, tout en recadrant naturellement l’échange vers la prise de rendez-vous. Elles prennent le temps d’écouter le patient, le rassurent, puis l’orientent vers une consultation avec le praticien. L’objectif est que le patient se sente entendu sans que l’appel ne devienne une consultation téléphonique informelle.
C’est justement un des cas d’usage les plus fréquents pour cette spécialité. Votre agenda en ligne reste fermé à la prise de rendez-vous en autonomie. Tous les rendez-vous passent par nos secrétaires, qui qualifient chaque demande avant de la planifier. Vous gardez le contrôle total sur qui accède à votre agenda.
Nous configurons ensemble votre grille à la mise en place. Les types courants incluent : nouveau patient, suivi, enfant, adolescent, consultation de couple, consultation familiale, expertise (curatelle, tutelle), test QI, bilan TDAH, évaluation neuropsychologique. Chaque type est associé à une durée de créneau et à des consignes spécifiques.
Nos secrétaires ne divulguent jamais la nature du cabinet à un tiers qui appelle. Elles ne commentent jamais le motif d’appel d’un patient. Toutes les informations sont traitées de manière strictement confidentielle et transmises uniquement au praticien selon ses consignes. Le secret professionnel est une règle absolue.
Oui. Nous travaillons sur tous les outils d’agenda courants : Doctolib, Maiia, Google Agenda, Crenolib, et tout autre outil que vous utilisez. Nos secrétaires y accèdent directement et saisissent les rendez-vous en temps réel.
Notre tarification est à l’appel traité. Pour un cabinet recevant entre 100 et 300 appels par mois, le coût est nettement inférieur à celui d’un secrétariat à temps partiel. Vous ne payez que les appels effectivement traités, avec une disponibilité de 60 heures par semaine.
Nous transmettons la demande au psychiatre selon ses consignes (message par email, SMS, ou note dans le système). Nos secrétaires ne prennent jamais de décision médicale : elles relaient la demande et informent le patient du délai de réponse que vous avez défini.
